Sidan 5 - XR MAGAZINET - Nummer 1 2014

XR MAGAZINET 1/2014 | 5
>> VARJE DAG SKICKAS fakturor från XR
Logistiks ekonomikontor i Mariestad. En del via
traditionell post som pappersfaktura, en del via
mail som PDF-faktura och en del elektroniskt
som e-faktura.
Sedan XR’s bildande 2009 har man skickat
e-fakturor till olika kunder. I början var det få som
kunde ta emot e-faktura men nu, några år senare är
det allt fler som väljer att ta emot sina fakturor den
elektroniska vägen.
– Det är mest större bolag och kommuner som är
anslutna till systemet men det börjar bli fler företag
i olika storlekar som meddelar att de vill och kan ta
emot e-faktura, berättar Marie-Louise Olsen som
arbetar med fakturering på XR Logistik.
När Marie-Louise får in uppgifter från kunden
om att de kan ta emot e-faktura så lägger hon in
kunduppgifterna i ett program som är kopplat
direkt till affärssystemet. När faktureringen är gjord
så känner programmet av vilka kunder som har valt
vilken typ av faktura de önskar att ta emot.
E-faktura, eller EDI (Electronic Data Interchange)
som det också kallas, är ett system för elektroniska
fakturor i Sverige som ger betalaren kontroll att
godkänna en betalning av en faktura innan peng-
arna dras från bankkontot. Avsändaren och mot-
tagaren kopplas ihop i systemet och därefter sker
all fakturering elektroniskt. En automatisk lösning
som gör det enkelt för båda parter att hantera.
– Den största skillnaden på själva fakturan mellan
traditionell pappersfaktura och PDF/e-faktura
är att den inte är på ett fysiskt papper som man
stoppar i ett kuvert, annars ser de i stort sett
likadana ut och innehåller samma information,
säger Marie-Louise.
STOR SÄKERHET
Det finns många fördelar med e-faktura. Till
exempel ger e-fakturan en mer effektiv och billig
hantering jämfört med pappersfakturor, men fram-
förallt är e-faktura bra för miljön. Brev behöver
inte transporteras ut till kunderna, färre träd behö-
ver fällas och processas i pappersbruken.
XR Logistik har sett många vinster sedan
starten med att hantera fakturor elektroniskt.
– En stor vinst med EDI är även säkerheten,
berättar Marie-Louise. Genom hela fakturerings-
processen kan e-fakturans kvalitet säkerställas och
kvalitetskontrolleras. Eftersom faktureringen görs
i ett slutet system krävs mycket noggrannhet vid
krediteringen annars fastnar fakturan. Den nog-
grannheten lönar sig i slutändan då det sällan blir
fel på någon faktura, vilket sparar mycket tid och
merarbete, fortsätter hon.
TIDSBESPARANDE
När själva faktureringen äger rum så skickas faktu-
ran elektroniskt och hamnar direkt i fakturamot-
tagarens affärssystem där den läses in automatiskt.
Därmed har mottagaren sparat in på administrativt
arbete, så som att öppna kuvert, den manuella
inmatningen av fakturauppgifter osv. Mottagaren
kan fortfarande kontrollera fakturan innan godkän-
nande, till skillnad mot autogiro till exempel.
– Jag skulle rekommendera fler att använda sig av
pdf- eller e-faktura, då det är mycket tidsbesparan-
de, en stor vinst för miljön och det fungerar väldigt
bra, avslutar Marie-Louise. <<
Ekonomisk, miljövänlig, snabb och säker – e-fakturan!
Fler företag väljer idag att skicka sina fakturor elektroniskt.
För XR Logistiks del har det varit ett naturligt sätt att
spara tid och minska användandet av naturens resurser.
FAKTURORNA
- som sparar pengar